Koszty w jednoosobowej firmie – co warto wiedzieć?

Biurohello koszty w działalności gospodarczej Koszty w jednoosobowej firmie – co warto wiedzieć?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z określonymi kosztami. Nie należy ich bagatelizować, bo mają one istotny wpływ na wysokość podatku dochodowego – mogą go obniżyć. Jednocześnie nieprawidłowe zaliczenie kosztów naraża przedsiębiorcę na kłopoty. Co zatem trzeba wiedzieć o kosztach w jednoosobowej firmie?

„Wrzucanie w koszty” – o co chodzi?


Prowadzenie księgowości w firmie to m.in. „wrzucanie w koszty” wydatków. Reguła jest prosta – aby wydatek mógł zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, musi on być związany z przychodem. Zasada ta wynika wprost z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przykład: Prowadzisz salon kosmetyczny, w ramach którego oferujesz klientom szereg zabiegów przy wykorzystaniu lasera. Laser, fotel kosmetyczny, żel chłodzący czy środki ochrony osobistej są niezbędne, aby salon mógł funkcjonować. Możesz zatem wydatki na ich zakup „wrzucić w koszty”.

Uwzględnianie kosztów jest oczywiście korzystne dla przedsiębiorcy – to prosty sposób, aby obniżyć podatek dochodowy. Nie każdy wydatek można jednak „wrzucić w koszty”. Wymagana jest ostrożność, bo niektóre zakupy mogą zostać zakwestionowane przez urzędników. Dobrym przykładem może być odzież bez logotypu firmowego.

 
Prowadzenie księgowości to proces sformalizowany. Koszty firmowe muszą być udokumentowane. Poniesiony wydatek może potwierdzać np. faktura, rachunek czy zawarta w formie pisemnej umowa.
 

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej w 2022 r.?


Specjaliści oferujący prowadzenie księgowości dzielą firmowe koszty na typowe (uniwersalne) oraz ściśle związane z prowadzoną działalnością. Do grupy tych pierwszych wydatków zaliczają się choćby:
●    Czynsz za biuro – gdy wynajmujesz lokal firmowy
●    Meble biurowe, wyposażenie biura, materiały eksploatacyjne – chociaż istnieją wyjątki (np. pióro wieczne nie jest traktowane jako koszt)
●    Abonament telefoniczny, internet – to koszty, których urzędy nie negują
●    Sprzęt (komputery, tablety, telefony) oraz oprogramowanie – przy czym istotna jest też jego wartość
●    Strona internetowa, reklama tradycyjna i online – to działania, których celem jest zdobycie klientów
●    Paliwo, ubezpieczenia komunikacyjne – zasady zależą od rodzaju pojazdu i tego, czy jest on użytkowany również prywatnie

Lista zakupów, które można uwzględnić w firmowych kosztach, jest naturalnie dłuższa. Wielu przedsiębiorców ponosi też wydatki związane ściśle z charakterem prowadzonej działalności, np. ortodonta do kosztów zaliczy np. aparaty ortodontyczne.


Przeczytaj również: „Polski Ład a służbowy samochód – co się zmienia”. 


 Czy wydatki osobiste można ująć w kosztach?


Wydatki i zaliczanie ich do kosztów uzyskania przychodu budzą wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Często pojawia się pytanie, czy w kosztach można ująć wydatki o charakterze osobistym, np. na okulary czy soczewki kontaktowe. Okazuje się, że nie.
Z wielu wydanych dotychczas interpretacji KIS wynika, że okulary czy soczewki kontaktowe nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Analogicznie traktuje się np. karnet na siłownię lub basen czy ubezpieczenie na życie, które przedsiębiorca nabywa dla siebie – to wydatki o charakterze osobistym.
Masz wątpliwości, jak księgować wydatki? Przekaż prowadzenie księgowości profesjonalistom – w Biurze Hello wiemy, jak zadbać o księgowość zarówno małych, jak i dużych podmiotów gospodarczych. 

Ciekawostki z bloga